Időgazdálkodás a munkahelyen - hogyan lehet ezt jól csinálni?

A legnehezebb az elején
Érdemes úgy kezdeni a napot, hogy úgynevezett béka nyel, vagyis a legrosszabb, félelmetes, stresszes és időigényes feladatokat látja el. Nagyon gyakran megpróbáljuk elhalasztani azt, ami a legnehezebb. Kezdjük azzal, ami nem jelent problémát számunkra, amit gyorsan csinálunk, és nem könnyű tevékenységek várják a sorukat.
Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy minél tovább dolgozunk, annál fáradtabbak vagyunk, így nehezebben tudunk koncentrálni és hatékonyak lenni. Ezért, ami a legnagyobb hangsúlyt helyez ránk, ami sok munkát igényel, a munka megkezdése után azonnal meg kell tennünk. Ennek köszönhetően teljes erővel és koncentrációval gyorsabban kezeljük, következésképpen a nap hátralévő részét kevésbé igényes feladatoknak szenteljük, és könnyedén beilleszkedünk a kijelölt munkaidőbe, anélkül, hogy túlórát kellene dolgozni..

  • Tervezze meg munkáját
    Szinte minden oktatóanyag célja, hogy közelebb hozza Önt munkahelyi időgazdálkodás, a napod megtervezéséről szól. Sokan azonban figyelmen kívül hagyjuk ezt a kérdést. Először is reméljük, hogy mindenre emlékezni fogunk, másodszor, a tervezési kísérleteink hatástalanok, mert mindig elestünk valaminek, harmadszor úgy gondoljuk, hogy a spontán cselekedetek a legjobbak. A munkahelyen azonban érdemes kezelni az időt, és nem számolni a spontaneitással.
    Az a benyomásunk lehet, hogy emlékezni fogunk mindenre, amit egy adott napon meg kell tennünk, de gyakran kapunk e-maileket, kéréseket is a felettesektől, és a feladatok listája bővül, és mi - más feladatokkal elfoglalva - nem vagyunk képesek mindent megjegyezni. Ezért úgy tűnhet számunkra, hogy a nap minden feladata mögött van, és hirtelen a munkaidő végén valami rendkívül fontos dologra emlékezünk, ami megakadályozza, hogy hazatérjünk..
    Ezenkívül a feladatok mentésével azonnal megjelölhetjük, mennyire fontosak és milyen sorrendben kell végrehajtanunk őket. Ennek köszönhetően megtudjuk, mire van szükségünk, megszervezzük a munkanapot és elkészítjük az anyagokat.
    Időgazdálkodás a munkahelyen tervezésével segít megbecsülni a feladataink elvégzéséhez szükséges időt is. Ezért érdemes emlékezni a hibahatárra is.

  • Ne feledje a hibahatárt
    Mint fentebb említettük, a munkaidő becslése fontos, de teljesen hatástalan lesz, ha mindent percek szerint tervezünk, és nem vesszük figyelembe, hogy valami elromolhat..
    Könnyű elbátortalanodni a munkanap megtervezésétől, ha nem tudja újra áthúzni az összes feladatot a reggeli listáról. Újabb váratlan ügyfél jött, a főnök meghívott egy megbeszélésre, a felügyelő egy fontos jelentést hozott, amelyet tegnap kell kitölteni - egyre kevesebb idő és egyre több feladat. Ezért a frusztráció is.
    Ne felejtse el megtervezni az időt arra is, ami nem tervezett. Engedjünk meg magunknak hibahatárt. Ne feszüljön, ha valami nem sikerül - a lista általános terv, nem kell minden másodpercben ragaszkodnunk hozzá. Állítólag segít nekünk, nem idegesít minket.

  • Feladatok delegálása
    Előfordul az is, hogy bár tisztában vagyunk azzal, hogy megkérhetünk valakit olyan feladat elvégzésére, amelyre nincs időnk, mégsem tesszük meg. Inkább magunk csinálunk valamit azért, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy minden helyes.
    Ne feledje azonban, hogy nem csak mi vagyunk kompetensek, és ha van ilyen lehetőségünk, akkor érdemes feladatokat átruházni. Nem vállalhatunk mindent magunkra, különösen, ha tudjuk, hogy nehéz lesz megbirkóznunk vele és megfelelni a kijelölt időnek. A segítségkérés semmi baj, és azt mutatja, hogy képtelenek vagyunk - éppen ellenkezőleg.

  • Ne felejtse el megtalálni az arany középutat - mindannyian fáradtnak érezzük magunkat egy ideig tartó folyamatos munka után, tudjuk, hogy ha nem tart hosszú szünetet, nem regenerálódik, akkor semmi sem lesz belőle, a feladatokat nem hajtják végre hatékonyan. Tehát nem érdemes egész nap keményen dolgozni, ha tisztában vagyunk azzal, hogy ez csak kimerültséget jelent számunkra. Próbáljunk meg mindent megtenni úgy, hogy úgy tervezzük meg a napot, hogy a koncentráció és a hatékonyság a legmagasabb szinten legyen.