Online számlázó szoftver - mit tehet? Mit nyerünk belőle?

A számla az az alapdokumentum, amely megerősíti a két fél - az eladó és a vevő - közötti tranzakciót. Kibocsátása és átruházása az adókötelezettséggel kapcsolatos fontos folyamatot kezdi meg. Ezért tartalmaznia kell az áfa-törvényben említett összes szükséges elemet. Kézzelfoghatóan segít az a számlázó szoftver, amely biztosítja a vállalkozók törvényszerű működését. Ahhoz, hogy ez így legyen, tudnunk kell, mire kell figyelni a megfelelő számlázási program kiválasztásakor.

Milyen legyen a számlázó program?

Minden eszköz alapvető tulajdonságának a kényelemnek kell lennie, így annak napi használata nem igényel sok erőfeszítést, és nem fizetik ki frusztráló tapasztalatokkal. Intuitív és könnyen használható. Mindezek mellett azonban ugyanolyan fontos, hogy az eszközt tökéletesen az adótörvény rendelkezéseinek megfelelően alakítsák ki, reagálva a szabályozás kisebb frissítéseire is. Ne felejtsük el, hogy ezek időről időre változnak, ezért folyamatosan frissítenie kell ismereteit, és ha a számlázó programra támaszkodunk, akkor biztosnak kell lennünk abban, hogy a fejlesztők gondoskodtak annak frissítéséről. Biztosítania kell a személyes adatok védelmét is, ami nemcsak a GDPR szempontjából fontos, mert ettől a szabályozástól függetlenül az adatvédelem a mai digitális időkben prioritást élvez. 

A legjobb, legfejlettebb online számlázási programok számos tevékenységet tesznek lehetővé az áruk és szolgáltatások katalógusainak összeállításával, a vállalkozók ellenőrzésével, a vállalkozói adatok automatikus letöltésével és a számlák könyvelésével az adónyilvántartásokban. Vizsgáljuk meg közelebbről ezeket a kérdéseket, és ellenőrizzük, hogy a választani kívánt számlázási program rendelkezik-e ilyen funkciókkal. 

Automatikusan létrehozott katalógusok - nagyszerű kényelem és teljes ellenőrzés

Az áruk és szolgáltatások katalógusának elkészítése abszolút alap, mert megkönnyíti minden olyan vállalkozó életét, akinek a számlák kiállításakor nem kell minden alkalommal megadnia a termékadatokat, azaz a nevét, az árát, az áfa kulcsát stb. mi van raktáron, ami segít gyorsan meghatározni, hogy mely termékek állnak rendelkezésre és melyeket kell megrendelni. Az ilyen automatizálás, amely lehetővé teszi a vállalat működésének folytonosságát, felbecsülhetetlen érték, amely nélkül a saját vállalkozás vezetése nagyon megterhelő lenne.. 

Vállalkozói adatok - azonnal elérhetőek

Ez nagyon egyszerű, mert mindössze annyit kell tennie, hogy megadja az áfa-számát, és a többi információ, például név és cím automatikusan hozzáadódik. Ezeket a vállalkozói adatbázisban is tárolják, amely mindig elérhető. Így bármikor szabadon használhatja, ez időt takarít meg. Ahelyett, hogy minden alkalommal kiállítanánk egy számlát, nem kell manuálisan kitölteni az adatokat - csak válassza ki a listából, ami kevesebb, mint egy percet vesz igénybe. 

Vállalkozók ellenőrzése - értékes tudás

Egy jó, jól megtervezett számlázási programban azt is gyorsan megvizsgáljuk, hogy vállalkozóink valóban megbízhatóak-e. A legegyszerűbb módja annak megismerése, ha hozzáférünk az államadósság-alapokhoz és az adósságcserékhez. Még jobb eredményeket biztosítanak a nemzeti üzleti intelligencia ügynökségekkel integrált számlázási programok. Ez a megoldás különösen hasznos lesz a nagy szerződésekre pályázó vállalatok számára. 

Fontos az üzleti partnerek ellenőrzésének lehetősége a Pénzügyminisztérium és a VIES adatbázisában is, ami kulcsfontosságú a számlák biztonsága és az adózási kötelezettségek vevő általi átruházása szempontjából. Ezekkel az intézményekkel való integráció bizakodást nyújt számunkra abban, hogy a vállalkozó rendszeresen fizeti az áfát. 

Miért olyan fontos ez, ha nem ránk, hanem a vevőre vonatkozik? Elsősorban annak a ténynek köszönhető, hogy amikor fordított adókkal és áfa felszámítása nélkül értékesítünk árukat vagy szolgáltatásokat, akkor felelősségre vonhatók vagyunk, mert a vállalkozó nem bejegyzett aktív adófizető. Leegyszerűsítve: az adóhivatal felveszi velünk a kapcsolatot e kötelezettség teljesítése érdekében. 

Számlák automatikus foglalása - gyorsaság és kényelem

A professzionális számlázási program magában foglalja a kiállított számlák automatikus könyvelésének lehetőségét is. Ennek köszönhetően az egyes dokumentumok a megfelelő könyvelési nyilvántartásokba kerülnek, ami biztosítja a rendet és az átláthatóságot. A rendszer önállóan felismeri az adókötelezettség keletkezésének pillanatát, így nem kell félni, hogy figyelmen kívül hagyjuk ezt a kötelezettséget, és ezzel kellemetlen hivatalos következményeknek tesszük ki. 

További funkciók - amint a példáján látszik?

A fent említett funkcióknak egy tisztességes professzionális online számlázási program alapját kell képezniük. Nem mindegyikre tehetünk szert, ami könnyen belátható a kínálatának felhasználásával. Érdekes kiegészítő lehetőségeink vannak itt, amelyek többek között lehetővé teszik az emlékeztető levelek (e-mail formájában történő) kézbesítésének automatikus ütemezését a díjról. Ezeket az információkat SMS-ben is eljuttatjuk. 

Ugyanakkor lehetőség van elektronikus számlák küldésére a közvetlen fizetéshez kapcsolódó linkekkel vagy elemzések készítéséhez, például az értékesítés, a bevételek és a cash flow-k tekintetében. További szolgáltatások vonatkoznak az előfizetéses értékesítésekre is, azaz időszakosan generálnak számlákat és elküldik azokat az ügyfélnek. 

Az online számlázási program segít az egyik legfontosabb értékesítési dokumentum - a számlák - ellenőrzésében. Ez garantálja a megrendelések jobb kiszolgálását, de mindenekelőtt azt, hogy ne felejtsük el az adókötelezettségeket.