A postaláda rendezése megkönnyíti a munkáját, ismerje meg technikáinkat!

Minden, ami nem hasznát veszi, azonnal távolítsa el őket. Feleslegesen összedobják a dobozt, és hiányozhat valami igazán fontos dolog. A sok olvasatlan üzenet között biztosan egyáltalán nem érdekel sok - ne legyetek skrupulusok, és azonnal töltsétek meg a kukát. Természetesen ezen üzenetek nagy része hírlevelek lesz, amelyeket régóta nem olvasott. Vessen egy pillantást rájuk - ha úgy látja, hogy néhány e-mail után egy adott oldal már nem vonzza Önt, iratkozzon le. Az Unroll.me segíthet ebben, megmutatja, hova mentettél, és egy kattintással leiratkozhatsz.

  • Előfordulhat, hogy az e-mail nem érinti Önt, de tudja, hogy hasznos lehet valakinek. Csak adja át az ilyen üzeneteket, és törölje őket a postaládájából.

  • Azokat archiválni érdemes, amelyekre jelenleg nincs szüksége, de egy idő után hasznosak lehetnek. Ennek köszönhetően nem fogjuk látni őket, és ha vissza kell térnünk hozzájuk, az nem jelent problémát.

  • Vessen egy pillantást az elolvasott üzenetekre is. Biztosan sok van belőlük, de valóban szükség van valamennyire? Lehet, hogy csak egy felesleges rendetlenséget csinálnak, amibe nem nagyon tudsz beleférni. Használja az archiválás vagy törlés opciót nekik is.

    A felesleges üzenetekből már eltávolított e-mailek közötti jobb navigáláshoz szűrőket vagy címkéket alkalmazhat. Hála nekik, meg fog jelölni egy adott e-mailt úgy, hogy szükség esetén sokkal könnyebben megtalálja. Itt minden csak az Ön preferenciáitól függ - talán könnyebb lesz megtalálni valakit az e-mail tárgyának, a szerzőnek, a projekt nevének köszönhetően? Magának kell választania a a postafiók megszervezése személyre szabottá válik, az Ön igényeinek megfelelően. Az e-mail elolvasása után azonnal helyezze át a megfelelő mappába. A bontás példája így nézhet ki:

    X vállalat
    - A projekt

    • Y ügyfél

    • Ügyfél Z

    - B projekt

    • Hozzászólások

    • Módosítások

    • Anyagok

    Érdemes egy mappát is létrehozni egy példa nevével: Válaszra vár. Ha tudod, hogy még nem tudsz válaszolni, és nem akarod elfelejteni az üzenetet, akkor mindenképpen célszerű e-mailjeidet így megjelölni.

    A postaláda rendezése nem egyszeri folyamat

    A beérkező levelek megtisztításakor meg kell győződnünk arról, hogy az ismét nem lesz tele olvasatlan üzenetekkel. A postafiók szervezése tehát nem ér véget az első tisztításokkal.

    Az előző bekezdésben bemutatott három lépést akkor is érdemes használni, amikor az inbox zero elv végleg bejön az életünkbe. Annak érdekében, hogy ne zavarja a figyelmét a beérkező e-mailek, beállíthatja a beérkező levelek napközbeni ellenőrzésének időpontját - pl. Az irodában 8 óra alatt háromszor, 8:00, 11:00 és 15:00 órakor. Ezután olvassa el az összes üzenetet, és döntse el, mit kezdjen velük. Egyes szervezeti szakértők javasolják a 2 perces szabályt - ha tudod, hogy az e-mailre való válaszadás legfeljebb 2 percet vesz igénybe - ne halaszd el későbbre.

    Ez a néhány pillanat, amelyet a postafióknak szentelnek, megkönnyítheti munkáját, megkönnyítheti, hogy az összes bejövő üzenetben megtalálja magát, és hogy egyiket sem hagyja ki a mások útvesztőjében, ami valóban felesleges. Érdemes ezeket a lépéseket bevinni a mindennapi munkába! 

    Javasoljuk: Betegség a munka első hónapjában és a táppénz alapja