Hivatalos e-mail - mire kell emlékeznünk, amikor írunk a toborzónak?

Az első kapcsolatfelvétel a toborzóval gyakran az hivatalos levél, amelyet a pályázati dokumentumokkal együtt küldünk el. Nem mindig tudjuk, mekkora szerepet játszhat, és mennyire fontos az első benyomás nemcsak a személyes találkozókon. Az ilyen levelezés megkülönböztethet minket, észrevehetőbbé és szakszerűbb értékelésre késztethet minket. Tehát hogyan kell kinéznie egy hivatalos e-mailnek? Mit kell kerülni Javasoljuk ebben a cikkben!

A sablonok nem fognak kitűnni a tömegből

Az elején érdemes megemlíteni a sablonokat, mert sok oldal, ahonnan alkalmazhatjuk, sablon e-mail tartalmat küld. Azonban gyakran szerkeszthető, és valóban érdemes élni ezzel a lehetőséggel. 

Nyilvánvaló, hogy rajtunk kívül még sokan fognak válaszolni a hirdetésre, és a toborzó kiválasztja a jelentkezőket a toborzás következő szakaszaiba. Ezért olyan fontos, hogy kezdettől fogva kitűnjön a tömegből - a hírek színpadán is. A személyre szabott üzeneteket valószínűleg észreveszik, és profibbnak tekintik. Hivatalos levél, amelyet a befogadóhoz igazítunk, ez nem tart sokáig, és valóban segíthet.

Ezért próbáljuk meg ne használni a sablonokat, és ha már ismerjük őket, akkor inkább inspirációnak kell maradniuk, és bizonyára nem érdemes megadniuk a copy-paste alkalmazást.

Hivatalos e-mail - hogyan kell kinéznie?

Tehát hogyan kell kinéznie egy hivatalos e-mailnek? Mire kell emlékeznünk, és mit mindenképpen kerülnünk kell? Úgy tűnik, hogy a mai időkben, amikor szinte mindenki az internetet és az e-mail postafiókot használja, az üzenetírás nem nehéz, és nincs miről beszélni, de a szakszerűtlen e-mailek a potenciális munkaadók számára nem szokatlanok. Ahogy az elején említettük, hivatalos levél ez az első benyomásunk a toborzó számára, és érdemes egy kis időt szánni rá. 

Lásd még

  • Mit küldjön a toborzónak kísérőlevél helyett?
  • Milyen érdekeket lehet megemlíteni az önéletrajzban?
  • Mi ijesztgeti a toborzót - ismerjen meg 9 tulajdonságot!

Hivatalos e-mail

Az első kérdés a postafiókunk címe. Biztosnak kell lennie professzionálisnak, tehát ha nincs, akkor érdemes újat kezdeni. Előfordul, hogy ugyanazt a címet megfelelően használjuk a gyermektől, és a toborzó e-mailt kap a [email protected] címről - ez nemcsak infantilis, hanem nagyon szakszerűtlen is. Hogyan lehet komolyan venni hivatalos levél erről a címről küldte? A legjobb, ha benne van az utó- és vezetéknevünk, vagy maga a vezetéknév. A doboz felállítása egy percet vesz igénybe, és ez nagyon fontos!

Közvetlen levél a toborzónak

Előfordul, hogy nem a hirdetésre küldjük dokumentumainkat, hanem érdekeltek vagyunk egy adott cégben dolgozni, és a hivatalos toborzáson kívül szeretnénk jelentkezni. Ilyen helyzetben érdemes megtudni, hogy ki a toborzó az adott társaságban, és közvetlenül ennek a személynek írni. Ez biztosítja ezt hivatalos levél a megfelelő emberhez kerül, és nagyobb esélyünk van az önéletrajzunk elolvasására. 

Üdvözlet az elején és a végén

Szakmaiságunkat bizonyítják az e-mail elején és végén található udvarias kifejezések is. Az e-mailt a Tisztelt Hölgyeim és Asszonyom kifejezéssel kezdjük, és ha nem tudjuk, kinek küldjük az üzenetet közvetlenül: Hölgyeim és Uraim. Érdemes befejezni a Tisztelettel vagy Üdvözlettel szavakkal. 

Feltétlenül el kell felejtenünk a kezdeti Hello-t. A végén üdvözlet nem téves, de jobb tiszteletteljesnek lenni, és lesz idő egymásra.. 

Nincs hangulatjel

Manapság nagyon gyakran használunk hangulatjeleket. De hivatalos levél a potenciális munkáltatónak nem szabad belefoglalnia őket. Még akkor is, ha úgy érezzük, hogy megmutatják lazaságunkat, kissé csökkentik a feszültséget, nem ők a legjobb megoldás.

Megfelelő fájlnevezés

Arra is emlékeznünk kell, hogy megfelelően nevezzük meg azokat a fájlokat, amelyeket legjobban PDF formátumban küldünk el. Köszönhetően annak, hogy nevet adunk nekik, a toborzó, miután letöltötte őket a számítógépére, nem veszíti el őket mások útvesztőjében. Hogyan állítsunk össze egy nevet? Például megadva a nevét és vezetéknevét, valamint a beosztásunk nevét: 

CV_Anna Kowalska_ marketing szakember

Üzenet Tárgya

Ugyanilyen fontos az üzenet tárgyának megfelelő strukturálása, hogy a postaládában levő levelek ne vesszenek el más üzenetek útvesztőjében. Érdemes megemlíteni azt a pozíciót, amelyre toborzunk, és a hirdetés számát, ha rendelkezésre áll. Például: 

TOBORZÁS; marketing szakember; hirdetés száma 876 543 21

Röviden magamról

Az e-mailben érdemes valamit írni magáról, de nagyon röviden, csak azért, hogy a toborzó azonnal tudja, ki küldi őt hivatalos levél toborzáskor. Például:

Tíz éve dolgozom marketing szakemberként, és kampányt készítek az ország legnagyobb mobilhálózatához.

Gyors, tömör információ, amely megmutatja, hogy pályázati dokumentumainkat mindenképpen érdemes elolvasni.

A hiányzó tartalom hiba

Nagy hiba, hogy csak mellékleteket küldünk üzenet nélkül. Honnan tudja a toborzó, hogy mit küldtek neki, és biztonságos-e a mellékletek letöltése? Ilyen hivatalos levél tartalom nélkül nem bizonyítja elkötelezettségünket.

Érvényesítés

A hivatalos e-mail elküldése előtt érdemes figyelmesen elolvasni: a címetől a tartalomig a mellékletek nevéig. Ellenőrizzük, hogy nincsenek-e hibák, elírások, és hogy tartalmazott-e minden szükséges információt. Érdemes hangosan elolvasni a tartalmat, akkor könnyebben kiszúrjuk azokat a helyeket, ahol hibáztunk.

Az elsőt érdemes jól elkészíteni hivatalos levél a toborzónak, hogy a kezdetektől fogva profinak számítsunk. Az első benyomást nehéz lemosni, ezért győződjön meg róla, hogy a kezdetektől fogva pozitív.

Javasoljuk: A munkából való hiányzás igazolása