Titkári feladatok - jó tudni

A legtöbb magán- és állami tulajdonban lévő vállalkozás szervezeti felépítésében titkárságot működtet, vagyis munkahelyet biztosít a vállalat napi adminisztratív ügyeinek kezeléséért felelős emberek számára. Mik a titkársági személyzet feladatai?

Munka az irodában - jó hely a kezdéshez 

Az oktatásban végzett emberek általában szembesülnek az álláskeresési folyamattal. Van, aki minden szakmai tapasztalat nélkül indul. A munkaerő-piaci kalandjuk kezdetén olyan ajánlatokat keresnek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy további karrierjükhöz szükséges tapasztalatokat szerezzenek. Az internetes állásajánlatok böngészésekor gyakran találkozik magánvállalkozások vagy állami intézmények titkárságaiban található állások hirdetéseivel. A titkárság alkalmazottjának beosztása különféle módon hívható meg a hirdetményekben: titkár, vezetői asszisztens, adminisztratív asszisztens, irodai dolgozó stb..

Néha előfordul, hogy egy titkársági alkalmazott felvételéhez korábbi, hasonló pozícióban szerzett tapasztalatokra van szükség, mert titkársági személyzet feladatai nehézek lehetnek és némi tapasztalatot igényelhetnek. Ez azonban nem mindig így van. Gyakran ezt a pozíciót kínálják azoknak az embereknek, akik csak most kezdik pályafutásukat. Lásd még

  • Értékesítő - hajlam a szakma elvégzésére
  • Milyen képességekkel kell rendelkeznie egy jó ügyféltanácsadónak?
  • A jövő szakmái, vagy kire lesz szükség néhány év múlva?

Titkárság - minden vállalatnál ugyanaz??

A titkársági munka vállalatonként eltérő a felelősség tekintetében. Ez már a hirdetések megtekintésének szakaszában is látható. Ezek a különbségek elsősorban a vállalat működésének sajátosságából, méretéből vagy a nyújtott szolgáltatások jellegéből fakadnak. Más lesz a nagyvállalatoknál végzett munka, ahol a vállalat adminisztrációjának strukturált rendszerével találkozunk, és a munka más lesz a kisebb vállalatoknál, ahol a legtöbb adminisztratív ügy intézéséért egy személy felel. Mi a jobb? Attól függ, hogy szeretünk-e előre szisztematikusan cselekedni, vagy inkább a saját munkakörnyezetünket akarjuk a semmiből létrehozni. Vannak, akik szigorúan meghatározott módon képesek cselekedni, míg mások jobban érezhetik magukat, ha nagyobb szabadságuk van a döntések meghozatalában.

Titkársági ügyintéző feladatai

Titkársági ügyintéző feladatai nagyon szélesek és változatosak a vállalattól függően. Az ezen a poszton alkalmazott személy leggyakoribb feladatai a következők:

  • levelek és futárcsomagok küldése és fogadása - a társaság levelezésének megfelelő kezelése a titkár alkalmazottjának egyik alapvető feladata, és minden vállalkozásnál előfordul. Úgy tűnhet, hogy ez nagyon prózai feladat, de egy levél vagy futárcsomag hibás címzése kellemetlen következményekkel járhat a vállalat számára;
  • az információ és dokumentumok áramlásának felügyelete a cégben - a titkári irodában dolgozó személy egyfajta közvetítő az alkalmazottak és a főnök / vezetőség között. Aktuális információkat nyújt a vállalat életéről. Ezenkívül biztosítja a dokumentumok helyes forgalmazását a társaságban. A különféle osztályokon keringő dokumentumok nagy része valamikor egy titkár alkalmazottjának kezén megy keresztül. Megfelelő módon kell azokat elosztani, hogy ne zavarják a fontos adatok továbbításának folyamatát, és ne feledje, hogy az adatokat nem illetéktelen személyekre bízzák azok feldolgozására;
  • bejövő hívások fogadása - hívó ügyfél megkereséssel, esetleg hölgy, aki friss és illatos kávé új ajánlatát akarja ajánlani nekünk - az asszisztens munkája során biztosan különféle típusú hívásokkal fogunk találkozni. A legfontosabb az, hogy elkülönítsük a fontosabb telefonokat a kevésbé fontosaktól. Előfordulhat, hogy a telefonálók, amikor megpróbálnak eljutni a vállalat elnökéhez vagy egy másik döntéshozóhoz, különféle trükkökkel hívják fel őket, és bemutatják nekik ajánlataikat. Ezért fontos, hogy ne tévesszenek meg olyan hívók, akik a cég adatainak kinyerésére törekednek. Ne feledje, hogy nem ad meg információkat az alkalmazottakról, a megkötött szerződésekről vagy a társaság vagyonáról.
  • üzleti találkozók szervezése és lebonyolítása - egyes vállalatok napi működésének alapja az állandó, közvetlen kapcsolat az ügyféllel. Előfordul, hogy az asszisztens feladatai közé tartozik az üzleti megbeszélések kezelése is. Előfordulhat, hogy egy fontos szerződéses tárgyalás során üzleti ebédet vagy harapnivalókat kell megszünetre szerveznie. Akkor érdemes egy bevált vendéglátó-ipari céggel kapcsolatba lépni, amellyel ilyen pillanatokban folyamatosan együttműködhet.
  • kimutatások és nyilvántartások készítése - az asszisztens munkája a társaság tevékenységi profiljával kapcsolatos aktuális kimutatások és jelentések elkészítését foglalja magában. Ezenkívül fontos szempont a nyilvántartások létrehozása, amelyek szorosan kapcsolódnak a dokumentumok forgalmához. Az egyik legfontosabb nyilvántartás az elküldött levelek és futárcikkek "levelezési könyv " vezetése. Előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor egy ilyen listához kell nyúlnia annak ellenőrzéséhez, például amikor egy adott küldeményt / levelet elküldtek (erre a célra kiküldési számokat használnak, amelyeket levelek esetén a postai alkalmazottak rendelnek hozzá - akkor könnyű nyomon követni a rendszerben, amikor a levél elérte a címzettet, vagy ha nem, akkor hol van).

Az elküldött levelek nyomon követése csak ajánlott levelek esetén lehetséges. Nincs ilyen lehetőség közönséges betűkkel.

  • üzleti utak szervezése - sok vállalatnál előfordul, hogy az alkalmazottaknak üzleti útra kell menniük, például egy ügyféllel való találkozás, konferencia vagy szerződéses tárgyalás miatt. Ilyen helyzetekben általában az adminisztratív munkatárs feladata az utazás logisztikájának megszervezése. Vonat- vagy repülőjegy vásárlása, szállásfoglalás - a titkárságon dolgozó emberek többsége szembesül ezekkel a feladatokkal. Azok a vállalkozások, amelyekben az alkalmazottak nagyon gyakran üzleti útra indulnak, úgy döntenek, hogy együttműködnek az ilyen utakat szervező vállalatokkal. Ezután az adminisztratív alkalmazott részéről fel kell venni a kapcsolatot egy ilyen céggel, és koordinálni kell az információáramlást.
  • vállalati rendezvények - csapatépítő kirándulások, céges szenteste-partik vagy egyéb rendezvények - szervezése asszisztens munkájában gyakran találkozunk a vállalati rendezvények szervezésének kérdéseivel. Az ezzel kapcsolatos kötelezettségek helyek (vagy éttermek / helyiségek) foglalására, vendéglátó-ipari vállalkozások keresésére stb. Vonatkoznak. Kisebb rendezvények esetén általában önállóan jár el, míg nagyobb rendezvényeknél a szervezést egy külön kijelölt csapat koordinálja..
  • a dokumentumok archiválásának és megsemmisítésének elrendelése - a társaság megfelelő működésének fontos eleme a dokumentumok megfelelő tárolásának és archiválásának biztosítása. A megfelelő archiválás rendkívül fontos a dokumentáció megfelelő rendjének fenntartásához. A számviteli törvényben elfogadott rendelkezéseknek megfelelően a számviteli dokumentumokat a vállalkozásnak legalább 5 évig meg kell őriznie. A titkár alkalmazottjának egyik feladata az is lehet, hogy külső céget bízzon meg a már nem szükséges dokumentumok megsemmisítésével. A GDPR korszakában megfelelő megközelítést kell alkalmaznia a dokumentumok megsemmisítéséhez, kiszervezve azt egy külső cégnek, amely igazolást állít ki arról, hogy a dokumentumokat a protokollnak megfelelően megsemmisítették..
  • irodai / élelmiszer-ellátás ellátása a cégnek - irodai kellékek megrendelése és élelmiszer-ellátás felügyelete szintén az asszisztens feladata. Jelenleg sok olyan vállalat van a piacon, amely nagyon hajlandó együttműködni a vállalkozásokkal az általánosan ismert vállalati vásárlások terén. Általában közvetlen számlavezetőt szentelnek a vállalkozások számára, ami nagyon kényelmes és megkönnyíti a kapcsolatot.
  • kapcsolattartás a beszállítókkal / kapcsolatok kiépítése a szállítókkal / szerződéses tárgyalások - az irodavezetés folyamatos kapcsolatot tart fenn külső cégekkel a vállalat megfelelő működésének biztosítása érdekében. Ez elsősorban az irodai és élelmiszeripari termékek szállítóira vonatkozik, de más szolgáltatásokra is, amelyek magukban foglalják: futárcégeket, takarító cégeket, lengyel posta alkalmazottait, különféle típusú technikai szolgáltatásokat (hibák, hibák, műszaki ellenőrzések bejelentése) stb. a beszállítókkal való első kapcsolatfelvételre és tárgyalásokra, valamint a további együttműködés érdekében jó kapcsolatok kiépítésére.
  • közvetlen kapcsolat az ügyféllel - a társaság titkári irodájában betöltött pozíció az ügyfelekkel / érdekeltekkel való közvetlen kapcsolattartáshoz kapcsolódik. Feltételezhető, hogy a titkárságon dolgozó személy bizonyos mértékig a vállalat bemutatója. Az, hogy az információt hogyan közli az ügyfelekkel, az az egész vállalat kultúrájának bizonyítéka, és befolyásolja annak véleményét.
  • a vállalat technikai támogatása - légkondicionálással vagy nyomtatóhibával kapcsolatos problémák - az asszisztensnek biztosítania kell a vállalat zavartalan működését. Az ebben a helyzetben lévő személy foglalkozik az aktuális hibák bejelentésével és a műszaki szolgálatok javításával is.

Ki felelős a titkárság alkalmazottjának hibáért?

Munkahibák bárkivel előfordulhatnak. A legfontosabb az, hogy beismerhessünk egy hibát, és ezáltal növeljük a kár orvoslásának esélyét.

A betöltött beosztástól függetlenül minden munkavállalót a Munka Törvénykönyve (115. cikk) ugyanazok a rendelkezései kötnek, amelyek kimondják, hogy "a munkavállaló a munkáltató által elszenvedett tényleges veszteség határain belül és kizárólag olyan cselekmény vagy mulasztás rendes következményeiért felel, kár keletkezett ".

A munkajogi rendelkezések világosan meghatározzák, mi történik, ha a munkavállaló kötelességei teljesítése közben kárt okoz harmadik félnek. A munkáltató köteles megtéríteni ezt a kárt. 120. cikk, 1. bek. A Munka Törvénykönyvéből
Abban az esetben, ha a munkavállaló kötelességei teljesítése során kárt okoz harmadik félnek, csak a munkáltató köteles megtéríteni a kárt.

Érdemes azonban megjegyezni, hogy ez a rendelkezés azokra a károkra vonatkozik, amelyeket nem szándékosan okoztak. Abban az esetben, ha a munkavállaló szándékosan kárt okoz harmadik félnek, személyesen teljes felelősséggel tartozik a kárért. Javasoljuk: A munkavállaló jogait, akik megváltoztatják a munkaviszonyt, jogszabályok szabályozzák-e??