Meddig őrizzem meg a dokumentumaimat?

A házi és vállalati dokumentumok rendezése kívánatos dolog, bár néha nehéz elérni. Meddig őrizzem meg a dokumentumaimat? Meddig kell megőriznem a számlákat, szerződéseket, fizetési bizonylatokat, garanciákat, bankszámlakivonatokat? Válasz alább.

Meddig kell megőrizni az ADÓDOKUMENTUMOKAT, például adóbevallásokat, bevallásokat, költségszámlákat, számlákat stb..?

A lengyel törvények szerint az adóelszámolásokkal kapcsolatos összes dokumentum esetében:

  • Szja-k,
  • bármely nyilatkozat,
  • azokat a számlákat, amelyek alapján az adójóváírást felhasználták,
  • postai bizonylatok,
  • elektronikus visszaigazolások,
  • Egyéb,

az ügy egyszerű - az adóelszámolás évének végétől számított 5 évig meg kell őrizni őket. Elméletileg ez egyértelműen meg van magyarázva, de van egy csapda, amelyre figyelni kell. Például a 2016. évi jövedelemadó-elszámolási kötelezettség 2017. április végén lejár. Ezért a gyakorlatban a 2016-os adóügyi dokumentumokat csak 2023 elején tudjuk megsemmisíteni (annak az évnek a vége, amelyben az adóelszámolás történt, 2017 vége, ehhez 5 évet adunk, vagyis 2022. december 31-én lejár az elévülési idő, és másnap elkezdhetjük kidobni ). Fontos! A befektetett eszközök vásárlási dokumentumait 5 évig amortizáljuk az eszköz utolsó "részének" kiegyenlítésétől, és nem a vásárlás napjától számítva..

Valójában e határidő lejárta után nyugodtan megsemmisíthetjük a dokumentumokat, mert az Adóhivatalnak már nincs joga megvizsgálni őket. Azonban üzleti dokumentumaim digitális másolatát magam fogom beolvasni és tárolni egy külső meghajtón. Tudom, hogy ezek nemcsak a költségvetési ellenőrzés szempontjából lehetnek hasznosak számomra, hanem például akkor is, ha el akarok adni egy vállalatot.

Mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat, például: ZUS dokumentáció?

A kifejezések kettősek. A 2011. december 31-ig benyújtott dokumentumok esetében ez 10 év (kivéve a pályázati dokumentumokat, ahol 5 évesek vagyunk), míg a 2012. január 1. után (beleértve) benyújtott dokumentumok esetében a benyújtás napjától számított 5 évig kötelesek vagyunk azokat tárolni. A dokumentumok másolatait papír vagy elektronikus formában is el lehet tárolni - a dokumentumok ZUS-nak történő benyújtásának módjától függően.

Ha alkalmazotti dokumentációt alkalmaz és őriz, akkor az időtartam 50 év, attól a naptól számítva, amikor az alkalmazott elhagyta a vállalatot. A 2019.01.01 után foglalkoztatottak munkavállalói dokumentációja elegendő csak 10 év megőrzéséhez. Ha a munkaszerződés 1999. 01. 01. és 2018. 12. 31. között jött létre, a tárolási idő lerövidítése érdekében kiegészítő tájékoztató jelentéseket kell benyújtani.

A legjobb, ha az RMUA nyomatokat az év végi igazolásig megőrzi, a ZUS-tól papír alapú változatban vagy a PUE ZUS weboldalán kapott nyilatkozattal..

Mennyi ideig kell megőrizni az olyan dokumentumokat, mint: ATM és bank NYILATKOZATOK ÉS A FIZETÉS BIZONYÍTÁSA?

Elméletileg meg kell őriznie az ATM kivonatokat / visszaigazolást vagy a kártyás fizetési visszaigazolást, amíg meg nem kapja a bankszámlakivonatot, hogy megerősítse, hogy minden rendben van. Ennyit az elméletről. Gyakorlatban még valamelyikőtök csinálja? Van még valaki havi bankszámlakivonatot papíron? Pontosan. Elismerem, hogy nem. Természetesen egyszer-egyszer megnézem, hogy vannak-e "furcsa " műveletek a számlámon, de még soha nem fogtam el semmit.

Lemondtam minden kinyomtatott nyilatkozatról, visszaigazolásról stb., És a fiókjaimba való bejelentkezés után mindenem elérhető online. Viszonylag ritkán veszek fel pénzt ATM-ből - általában kártyával fizetek (van egy betéti és egy hitelkártyám), vagy hosszú időn belül egyszer nagyobb összeget veszek fel készpénzben. Ha korlátozott hozzáféréssel rendelkezik a banki tranzakciók archívumaihoz, például legfeljebb 12 hónapig - akkor érdemes az előzményeket kinyomtatni egy pdf fájlba, és digitális változatban megőrizni.

Ami azt illeti ciklikus / időszakos követelések kifizetésének igazolása - a villamos energia, a gáz, a bérleti díj, a közüzemi díjak, a telefonos előfizetés és minden más költség, amelyet rendszeresen, meghatározott időközönként fizetünk, 3 évig tartjuk őket. E követelések mindegyike (minden bérleti részlet, minden villanyszámla) az esedékességtől számított 3 év elteltével lejár - általában a fizetés napjától számítva. 3 év után, még ha nem is fizet, nem kell. :)

Mennyi ideig kell megőrizni az olyan dokumentumokat, mint: SZÁMLÁK / BEVÉTELEK árukért és GARANCIÁK?

Általában a vásárlás igazolása elegendő a követeléshez. Nem feltétlenül az eredeti nyugtának vagy számlának kell lennie (bár ez a legegyszerűbb módja), hanem másolatnak (pl. Nyomtatott beolvasás), fizetési kártyás fizetési visszaigazolásnak vagy számlakivonatnak (elméletileg akár olyan emberek tanúvallomásainak is, akik elkísértek minket a vásárlás során, de itt óvatos lennék) . Az eredeti csomagolás nem szükséges panasz benyújtásához vagy az áru visszaküldéséhez.

A berendezésre szavatosságot tartunk, amíg a jótállás érvényes (bár leggyakrabban önmagában a nyugta / számla is elegendő), figyeljünk arra, hogy a gyártó nem követeli-e meg, hogy az árut az eredeti csomagolásban a jótállás hatálya alá helyezzék (ez ritkán fordul elő, de előfordulhat).

Meddig kell tartani a MEGÁLLAPODÁST?

Ne feledje, hogy háborús idõszakokra kötünk szerzõdéseket, nem pedig békeidõkre. :) Addig ismételgetem az ügyfeleimmel, amíg meg nem unják. Elvben, A szerződéseket (eredeti írásbeli változatban) addig vezetjük, amíg a szerződés érvényes. Például a bankszámla vezetésére, a jelzálogkölcsönre, a lakásbérlésre, az előfizetéssel ellátott mobiltelefon megvásárlására, kábelre és internetre stb. Igaz, hogy az ilyen típusú szerződések leggyakrabban meglehetősen lakonikusak, és a rendelkezések nagy része átkerül a szolgáltatásnyújtás szabályozásába, de a szerződés mindig tartalmaz alapvető rendelkezéseket (pl. Ár, a szerződés felmondásának / felmondásának lehetősége stb.).

Hitelszerződések és részletfizetési igazolások addig tartunk, amíg nem kapunk egy igazolást a banktól, amely megerősíti, hogy azokat teljes mértékben visszafizették. Jármű-értékesítési dokumentumok, felelősségbiztosítási kötvény megerősítése - az esedékességtől számított 3 év.

Egy adott feladatra (például bútorokra, felújításra, építésre stb.) Vonatkozó összes szerződést mindaddig fenn kell tartani, amíg az ún.. garancia a munka fizikai (vagy jogi) hibáira:

  • A termék kézbesítésétől számított 2 év az alapvető határidő a fizikai hiba bejelentésére,
  • 5 év ingatlanra,
  • 1 év, amikor egy használt cikkre vonatkozik, és a vevő / megrendelő fél fogyasztó (nem vállalkozó).

Ne feledje azt is, hogy a legtöbb szerződés érvényességéhez nem szükséges írásos forma (papíron, a szerződő felek aláírásával). Ha azonban szervizel például egy javítási szolgáltatást, akkor "meghibásodás" esetén képesnek kell lennie arra, hogy bizonyítsa, miben vállalta, mennyiért és mikor. Érdemes legalább megerősíteni az ilyen intézkedéseket e-mailben, SMS-ben vagy tanúkkal, de a legjobb, ha csak egy egyszerű szerződést írunk. Akkor nem lesznek alábecsülések.

Néhány szerződést érdemes megtartani (be lehet szkennelni), bár "érvényességük" lejárt. Ilyenek például az adományozási szerződések (ha visszafizetik), a vagyon szétválasztása (pl. Válás után), ingatlan vagy ingóság értékesítése (ha erre már nincs szükség, pl. Adózási célokra) stb..

Nem dobjuk el:

  • érettségi bizonyítványok / oklevelek,
  • életbiztosítási kötvények,
  • foglalkoztatási igazolások,
  • biztosítási füzet (ha van),
  • szövetkezeti lakás kiosztása (ez egyre kevésbé történik meg),
  • születési anyakönyvi kivonat, házassági anyakönyvi kivonat (bár ezeket a dokumentumokat biztonságosan megszerezhetjük a Nyilvántartó Irodában).

Remélem, hogy válaszolni tudtam arra a kérdésre, hogy mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat, és megbeszélni az otthonunkban megjelenő papírok nagy részét. Ha valami hiányzik, vagy kétségei vannak, mindenképp ossza meg velünk!