A korábbi alkalmazott e-mail címe és GDPR neve

Noha több mint két év telt el a GDPR hatálybalépése óta, még mindig vannak kétségek bizonyos személyes adatok feldolgozásával kapcsolatban. Ez az üzleti célra használt személyes e-mail cím. A munkavállalóval való együttműködés befejezése után jogosult-e a munkáltató használni? Mi volt a Személyes Adatvédelmi Hivatal álláspontja ebben az ügyben? A részletekért olvassa el ezt a cikket.

Munkáltató, mint a személyes adatokat feldolgozó adminisztrátor

2018. május 1-je óta Lengyelországban hatályos a GDPR, azaz az egyének személyes adatok feldolgozása vonatkozásában történő védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról és az irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet. 95/46 / EK (Általános adatvédelmi rendelet) Journal of Laws UE.L.2016.119.1, 2016. május 4.

  • Túlóra a gyakorlatban - amit tudnia kell?

E törvény értelmében a munkáltató a személyes adatok kezelője. Ezért joga van személyes adatok feldolgozására, amikor azok mindkét fél közötti munkaszerződés végrehajtását szolgálják. Szeretnénk emlékeztetni arra, hogy az adatkezelő, aki önállóan vagy másokkal közösen határozza meg a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit, lehet:

  • természetes személy,
  • jogi személy,
  • hatóság,
  • Mértékegység,
  • egy másik entitás.

Az adatfeldolgozó a személyes adatkezelő nevében járhat el

A személyes adatok védelmének kulcskérdése a helyes feldolgozás.

A személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha a művészetben foglalt feltételek legalább egyike fennáll. A GDPR törvény 6. -a. Köztük az a feltétel, hogy:

  • az érintett hozzájárult a személyes adatok egy vagy több konkrét célú feldolgozásához;
  • feldolgozásra volt szükség annak a szerződésnek a teljesítéséhez, amelyben az érintett részt vesz, vagy az érintett kérésére a szerződés megkötése előtt intézkedni kell - például a munkaszerződés megkötéséhez a munkavállaló személyes adatai, például a PESEL száma vagy a lakcíme szükséges. és az alkalmazott bejelentése a ZUS-nak;
  • a személyes adatok feldolgozása az adminisztrátorra háruló jogi kötelezettség teljesítéséhez volt szükséges - például abban az esetben, ha a munkavállaló gyermekeit jelentették a ZUS-nak, jogilag indokolt a munkavállaló PESEL számának kérése a gyermekeiért és a fogyatékosság mértéke..

Miért tartozik a személyes e-mail cím a személyes adatok közé??

Cikkben meghatározottak szerint. A GDPR-törvény 4. cikkének értelmében a személyes adatokat úgy kell érteni, hogy "" bármely információ azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintettre) vonatkozik ". Viszont az azonosítható természetes személy olyan személy, aki közvetlenül vagy közvetve azonosítható olyan adatok alapján, mint:

  • utónév és vezetéknév,
  • személyi igazolvány száma,
  • helyadatok,
  • internetes azonosító,
  • a természetes személy fizikai, fiziológiai, genetikai, mentális, gazdasági, kulturális vagy társadalmi identitására vonatkozó egy vagy több tényező.

Az üzleti célokra használt személyes e-mail cím (amely tartalmazza az utó- és vezetéknevet, illetve az utó- és vezetéknév első betűjét) személyes adat, mivel ennek alapján egy adott természetes személy azonosítható.

A volt munkavállaló nevének és e-mail címének felhasználása a Személyes Adatvédelmi Hivatal véleményének fényében

A Személyes Adatvédelmi Hivatal (UODO) a Hivatal hivatalos honlapján közzétett elnöke szerint "ha a munkáltatónak van egy volt alkalmazottjának aktív e-mail címe, amelyet feladatai ellátása során rendeltek hozzá, akkor ő marad az adatkezelő. A rendelkezések egyértelműen kimondják, hogy az adatkezelő az a szervezet, amely önállóan vagy másokkal együtt határozza meg a személyes adatok feldolgozásának céljait és módszereit. A tárgyalt esetben az egykori munkavállaló e-mail címében szereplő adatainak feldolgozásának alapja az adminisztrátor jogos érdeke lehet ". A munkáltató használhatja a volt munkavállaló e-mail címének nevét, ha jogos érdeke fűződik ehhez - például a vállalat jövedelemforrásának biztosításához..

A Személyes Adatvédelmi Hivatal elnöke hangsúlyozza, hogy "ha a volt munkavállalót a munkáltatóval kötött megállapodás kötötte, akkor többek között a vállalkozókkal való kapcsolattartás esetén az együttműködés befejezése után a munkáltató folytathatja az e-mail cím használatát, hogy ne veszítse el a vállalkozókkal és az ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel lehetőségét. Ez megtehető az ügyfeleknek vagy vállalkozóknak szóló automatikus válasz útján. Ha az üzenet tartalmaz információt arról, hogy egy adott alkalmazott már nincs alkalmazásban, valamint annak az e-mail címnek a megjelölését, amelyen az adott entitás jelenlegi képviselőivel kapcsolatba lehet lépni, akkor a Személyes Adatvédelmi Iroda elnökének véleménye szerint ez a fajta intézkedés az adatkezelő jogos érdekének tekinthető ". A személyes adatokat tartalmazó e-mail címet a volt munkáltató csak a kapcsolattartók változásáról való tájékoztatásra használhatja. Nem használható új ügyfelek megszerzésére.

Összefoglalva: nem lesz a GDPR-törvény megsértése, ha egy volt alkalmazott névcímét használjuk a cég vállalkozóival való kapcsolatfelvételhez, de minimalizálni kell a cím más célokra való visszaélésének kockázatát. E-mail címet mindig jobb általánosabban létrehozni - mutasson be például egy olyan rendszert, mint a Dział@. - majd az alkalmazott távozása után is az e-maileket közvetlenül a részlegért felelős új személynek küldjük el, a korábbi alkalmazott e-mail címének használata nélkül.