Legfeljebb 2 percet igénybe vevő feladatok - azonnal végezze el ezeket a feladatokat, és ne aggódjon többé.
Azok a feladatok, amelyek teljesítése több időt igényel, a következő szakaszba kerülnek.
Olyan feladatok, amelyek nem rendelkeznek konkrét végrehajtási idővel - hozzon létre egy csoportot, és nevezze el például "valamikor ", "egy meghatározatlan jövőben " stb..
Azokhoz a feladatokhoz, amelyek már nem igényelnek műveletet, de rendelkeznek a jövőben hasznos információkkal, helyezze át az archívumba.
Olyan feladatok, amelyek már nem igényelnek műveletet és haszontalanok - törölje őket, tegye a kukába és felejtse el őket.
3. LÉPÉS: TISZTÍTÁS
A takarítási szakasz, amint már említettük, magában foglalja azokat a feladatokat, amelyek végrehajtása több mint 2 percet vesz igénybe. Érdemes őket a következő kategóriákba sorolni, például:
-
Projektek - azaz nagyobb számú kis feladatból álló feladatok.
-
Azonnali cselekvések - vagyis olyan feladatok, amelyeket a lehető leggyorsabban el kell végezni.
-
Várható - olyan feladatok, amelyeknek kivárására várni kell, mert információkat vagy cselekvéseket várnak el más emberektől.
-
Naptár - egyértelműen meghatározott végrehajtási idővel rendelkező feladatok.
4. LÉPÉS: Böngészés
Hébe-hóba (legalább hetente egyszer, a szerző ajánlása szerint) Dolgokat elintézni) érdemes megnézni az összes feladatot, szükség esetén megváltoztatni a helyüket, vagy hozzáadni újakat, amelyek a hét folyamán megjelentek. Ennek oka az, hogy csak egyszer készítünk listát, és nem teszünk jót nekünk, ha azonnal megfeledkezünk róla, és soha nem nézzük meg.
5. LÉPÉS: VÉGREHAJTÁS
A megvalósítás magában foglalja a listán szereplő feladatok tervezését és végrehajtását. Érdemes megjegyezni, hogy ennek a következőktől függően kell megtörténnie:
-
A jelenlegi helyzet (munkahely, körülmények, légkör).
-
A jelenlegi időnk.
-
A pillanatnyi energiánk.
A módszernek köszönhetően Dolgokat elintézni elvégezhetjük a tervezett munkát, de van időnk olyan feladatokra is, amelyeket hirtelen el kell végeznünk. Ez a fajta tervezés azt az érzést kelti bennünk, hogy irányítunk, növeli a hatékonyságot és a motivációt, és biztosítja, hogy ne végezzenek olyan feladatokat, amelyek ne foglalkoztassák gondolatainkat.
Érdemes használni a Getting Things Done módszert??
Minden bizonnyal érdemes kipróbálni a feladatok elvégzésének és a bemutatott 5 szakasz használatának ezt a módját, valamint megtervezni a munkáját ilyen módon. David Allen elmondta, hogy az elme az ötletek létrehozásáról szól, nem pedig azok megtartásáról. Ebben sok a jog, és A dolog kész lehetővé teszi számunkra, hogy teljes mértékben megterheljük elménk a feladatok tárolásától és teljes mértékben foglalkozzunk azok végrehajtásával.
