7 módszer az idő hatékony tervezésére és megszervezésére minimalista változatban

Milyen tervezési rendszereket használok? Milyen eszközöket használok? Használok tervezőket, bullet journal? Készítek álomtérképeket? Mindezek a kérdések bumerángként térnek vissza hozzám a Facebook, az Instagram, élő találkozók során tett megjegyzéseiben. Ma mindegyikre megpróbálok válaszolni, főleg, hogy az új év megtervezése az övem alatt van!

Milyen eszközökkel tervezem és szervezem az időmet??

Nem használok konkrét és bonyolult időkezelési eszközöket. Gyakran kérdeznek a bullet journalról, de fogalmam sincs, mi ez pontosan. Személy szerint pöttyös kártyákkal és beillesztett-színező oldalakkal társítom, amelyek viszont főleg az időpazarláshoz, nem annak kezeléséhez társulnak. Előre is elnézést kérek, ha a véleményem sértett valakit, de sokan azt mondták, hogy a blogokban a bullet journaling népszerű (és valószínűleg eredeti) gondolata az idők során eltorzult, és ma már inkább a művészi naplóírás hobbija, mintsem értelmes (olvasd: hatékony) tervezés és időgazdálkodás.

A nyár folyamán közönséges könyvnaptárakat használtam. Főleg azért, mert teljes munkaidőben dolgoztam, és minden évben kaptunk ilyen naptárakat a cégtől. Őszintén szólva a naptár kitöltése mindig feldühített és csalódott. Határidők meghatározása - oké, köztudott, hogy erre szükség van, különösen az ügyvéd időben történő munkájában. Nem tartozom azonban azok közé az emberek közé, akik aprólékosan terveznek minden nap 10 percenként, ezért értelmetlen volt számomra a napi tennivalók listájának felírása, majd áthúzása, átírása. Ami viszont azt jelentette, hogy az oldalak többsége üresen maradt, így az erőforrások, a hely, a papír és az erdők teljesen értelmetlen pazarlásának éreztem magam. Néhány tervezőhöz is tettem néhány megközelítést, de egynél sem maradtam tovább egy hétnél tovább.

Évek óta keresem a megfelelő eszközt, mert ebből a szempontból nagyon konzervatív dinoszaurusz vagyok - cselekedeteimet teljesen papírra tervezem és írom. Minden feladat, minden projekt papíron indul. A kevesebbet akaró könyv vázlatát és néhány fejezetet papírra is írtak. Végül kissé kétségbeesve kezdtem az egészet egy sima füzetbe írni. BINGÓ! Ez egy felfedezés volt - a világ legkisebb minimalista tervezési eszköze - notebook. ;) Nincs helypazarlás, nyugodtan dolgozom az ott található listákkal (erről bővebben alább), és nyomon követek mindent, amire szükségem van - az írandó hozzászólások címeit vagy magukat a bejegyzéseket, elérhetőségeket, árajánlatokat, értekezletre vonatkozó feljegyzéseket, elvégzendő feladatokat stb..

a jelenlegi jegyzetfüzetem / a hely lassan fogy

Az egyetlen dolog, amit hiányoltam, az egy havi tervező volt, konkrét dátumokkal, hogy be tudjam jelölni a fontos dátumokat (bírósági, hivatalos, magán-, orvoslátogatások, blogbejegyzések stb.). Ezt a problémát Alina havi tervezői oldották meg a Design Your Life-tól, amelyet hosszú hónapok óta használok. Ez csak egy kártya, dátumokkal megjelölve - egyszerű, világos, felesleges kombinálás nélkül. Havonta egyszer kinyomtatok egy ilyen tervezőt, és beteszem / beillesztem a füzetembe. Minden kéznél és egyszerű formában - ideális.

Hogyan szervezd magad minden nap?

Az elsődleges módom a napi idő kezelésére a feladatlistákkal való munka. Lehet, hogy bonyolultnak hangzik, de számomra a legfontosabb, hogy "ledobjam" a különféle kérdésekre való emlékezés terheit. Szakmailag sok projekttel foglalkozom - szabadalmi irodát, coworking irodát, meglehetősen virágzó blogot, speciális képzést tartok. Ezen kívül számos más projekt is létezik, például ingatlanbefektetések és természetesen magánügyek. Az ilyen sokrétű tevékenységhez tág fej és hatékony időszervezés szükséges. Megőrülnék, ha minden részletre emlékeznem kellene. Ezért elsődleges módszerem:

→ Minden feladat felkerül a listára

Amikor mindegyiket írom, akkor tényleg mindegyikre gondolok. Még a legkisebb és legtriviálisabb is. Ha valakit fel kell hívnom, írnom, időpontot egyeztetnem, elküldeni, átvenni, stb., Mindent felteszek a listára. Természetesen nem vagyok robot, és természetesen elfelejtek néha gépelni valamit, de a szabály a szabály. Ez lehetővé teszi, hogy a legtöbb esetben elkerüljem az olyan helyzeteket, mint: "állítólag valamit csináltam volna, de nem emlékszem, mit

”Tehát minden feladat egy listára kerül, ami mindig kéznél van. Ha bizonyos időn belül intézkedést igényel, akkor azt is leírom. Az egyetlen alkalom, hogy nem mentek el egy feladatot:

→ Ha a feladat néhány percet vesz igénybe, akkor azonnal elvégzem

Nincs értelme felvenni valamit a listára, amit azonnal megtehetek. Azonnal átruházhatom a feladatot is, ha van ilyen lehetőségem. Ilyen feladat lehet például egy rövid e-mailre adott válasz, vagy az egyik e-mail sablon használata, válasz egy megjegyzésre, rövid telefonhívás vagy egyszerű ügy rendezése. Most pedig a legfontosabb kérdés - mi történik a felsorolt ​​feladatokkal. Nos, minden nap kinyitom a listámat, és megjelölöm, mely feladatokat fogom ma elvégezni. Addig dolgozom ezzel a listával, amíg a feladatok nagy száma áthúzódik. Ezután a lista olvashatatlanná válik, és létrehozok egy újat. A lista fontos feladatokat és feladatokat tartalmaz, amelyeket egy meghatározott dátumon belül el kell végeznem (nem feltétlenül sürgős). Egy másik alapszabály:

→ 1 nap = 1 fontos feladat

A fontos általában azt jelenti, hogy hosszú távon fontos, vagy csak nagy. Tehát alternatív módon 1 nap = 1 nagy feladat. Ezen felül kijelölök magamnak néhány kisebb elvégzendő feladatot, de igyekszem biztosítani, hogy ne legyen több 3-5-nél. Ez lehetővé teszi számomra az egészséges egyensúly fenntartását. Természetesen néha vannak olyan napok, amikor az ütemezett feladatokat gyorsabban átvészelem, aztán elvégzem a kisebb, kevésbé fontos feladatokat. Vannak olyan napok is, amikor minden zökkenőmentesen megy, és még ezzel a fontosal sem leszek képes megbirkózni. Nehéz, akkor is előfordul:

→ megadom magamnak a jogot a pihenésre (szükség szerint)

Van olyan is, amikor rossz napom van - kimerült vagyok, beteg vagy egyszerűen nincs erőm. Aztán megpróbálok szünetet tartani, és nem dolgozni. Csak határidőkkel dolgozom (ha a határidő a torkomon van, de még soha nem teszem meg), vagy csak elmegyek a számítógép elől, hogy bármi mást tegyek. Zombiként ülni vele nem mozdítja előre a munkámat, csak frusztrál. Azt is felfedeztem, hogy az emberekkel való munka - értekezletek vagy tréningek - számomra rendkívül energiaigényes. Tudom, hogy a nap hátralévő részében 5 óra edzés után egyszerűen és teljesen képtelen vagyok dolgozni. Néha csak egy délutánra van szükségem, hogy felépüljek, és néha egy másik reggelet az ágyban töltök, és könyvet olvasok.

Nagyobb projektek tervezése

Jelenleg publikálom ezt a szöveget, mert számomra (és amennyire sok embernek tudom is) a karácsony közötti idő tökéletes alkalom arra, hogy megtervezzem az univerzum intenzív meghódítását az új évben. ;) Nem adok itt semmilyen arany módszert vagy eszközt, mert több éve tervezem cselekedeteimet az elme és a szív összhangja alapján, egy csipetnyi megérzéssel. Tudom, hogy drámaian bután hangzik, de valóban az. Egyszer, amikor sokkal fiatalabb voltam, elbűvölt az életed megtervezése, vagyis az életem megtervezése koncepció, és úgy tűnt számomra, hogy abszolút minden lépést meg kell terveznem, lehetőleg hosszú távra, különben az időm örökké elfogy, és különféle szörnyűségek történnek. ;) Ma teljesen másképp állok hozzá.

Természetesen megértem életünk egyes területein a hosszú távú tervezés szükségességét, például a nyugdíjas megtakarítások gyűjtését vagy a pénzügyi párna biztosítását. Ez magában foglalja azt is Ingatlan befektetéseket használok. A többi terv a fejemben rendszeresen kialakul, és azt is megengedem magamnak, hogy szabadon változtassak rajtuk, ha úgy érzem, hogy nem vagyok úton velük. Természetesen olyan projektekre gondolok, amelyeket meg akarok valósítani, amelyek fejlesztésemre szolgálnak és lehetővé teszik számomra a kenyér megszerzését. Leírom őket, de nem vagyok hozzájuk kötve, amíg meg nem halok. Ha tíz évvel ezelőtt gondosan megvalósítottam volna tervemet, akkor nem abban a pillanatban voltam, mint most. Nem tenném, amit csinálok.

Sokszor kérdezték tőlem, csinálom-e az ún álomtérképek. Életemben csak egyet csináltam, egy műhelyben, amivel egy kicsit véletlenül találkoztam. Kreatív és nagyon kellemes munka volt rajta, mert abból állt, hogy különféle fotókat vágtak ki az újságokból, és beillesztették őket egy papírlapra, egymás jegyzeteivel. A térképem szép volt. 2 nappal később megfeledkeztem róla. ;) Azt hiszem, ez egy eszköz, amely nagyon hasonlít a bullet journal-hoz - szórakoztató kreativitásnak lenni, de kevés köze van az idő tervezéséhez és szervezéséhez.

Nagyon szerencsés vagyok (és kidolgoztam) egy olyan pillanatban, amikor szakmailag rengeteg lehetőség áll előttem. A tervezésem nagymértékben a döntések meghozatalától függ, attól is, hogy mely projektekbe NEM veszek részt. Korábban ez hatalmas problémát jelentett számomra, de most, ha kéznél van a minimalizmus, sokkal könnyebb nekem. Igyekszem lelkiismeretes és bölcs visszautasítást gyakorolni, magamban is. Azt is megengedem magamnak, mint egy gyerek, hogy élvezhessek egy fantasztikus időt, amikor semmit sem kell erőltetnem. A következő évre vonatkozó terveim nagyon azon alapulnak, hogy mi akarok lenni, és nem azon, hogy mit szeretnék csinálni. 

***

Összefoglalva: a hatékony és minimalista időtervezésre és -szervezésre vonatkozó módszereim a következők:

  1. rendes jegyzetfüzet tervezőként + havi naptár egy lapon
  2. feladatlisták - minden feladat egy listára kerül
  3. azonnal tegye meg, ha a feladat néhány percet vesz igénybe
  4. 1 nap = 1 fontos (vagy nagy) feladat
  5. adja meg a pihenés jogát
  6. 10 további mód a munkaidő megtakarítására
  7. a gondos hosszú távú tervezés hiánya

Nagy örömmel olvastam az időgazdálkodás eszközeiről és módszereiről, és természetesen a következő év terveiről!